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Como enviar e receber faxes on-line sem uma máquina de fax ou telefone


Algumas empresas e agências governamentais de baixa velocidade podem não aceitar documentos por email, forçando-os a enviá-los por fax. são obrigados a enviar um fax, você pode fazê-lo de seu computador gratuitamente.

Anteriormente, cobrimos maneiras de assinar documentos eletronicamente sem imprimi-los e digitalizá-los. Com esse processo, você pode assinar digitalmente um documento e enviá-lo por fax para uma empresa - tudo no seu computador e sem qualquer impressão necessária.

Como as máquinas de fax funcionam (e por que são tão inconvenientes)

tão fácil como deveria ser. Todas as máquinas de fax estão conectadas às linhas telefônicas antigas. Quando você usa um aparelho de fax padrão, esse aparelho de fax faz uma chamada telefônica ao número especificado. O aparelho de fax no número de destino responde e o documento é transmitido por telefone.

Este processo foi inventado antes da Internet e parece ridiculamente arcaico neste ponto. Para executar um fax, uma pessoa pode digitar um documento, imprimi-lo e digitalizá-lo na máquina de fax que o envia pela linha telefônica. A pessoa que recebe o fax pode então digitalizar o documento enviado por fax e transformá-lo em um arquivo digital. Chegaram ao círculo completo - o documento foi enviado de um computador para outro computador com muito trabalho adicional e perda de qualidade de imagem.

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Idealmente, você poderia enviar um documento por e-mail ou um método on-line mais seguro. Muitas empresas consideram o fax um método seguro de transmissão de documentos, mas na verdade não é - se alguém estivesse bisbilhotando na linha telefônica, eles poderiam facilmente interceptar todos os documentos enviados por fax.

Não há como se conectar diretamente a um aparelho de fax. Internet, pois o aparelho de fax está conectado apenas a linhas telefônicas. Para realizar um fax on-line, precisaremos de algum tipo de gateway que aceite documentos pela Internet e transmita o documento para uma máquina de fax. É aí que entram os serviços abaixo. Dê-lhes um documento e eles farão o trabalho chato de discar o aparelho de fax e enviar o seu documento pela linha telefônica.

Você pode enviar fax apenas com o computador, mas…

Você pode pular os serviços abaixo, é claro. O Microsoft Windows ainda contém um aplicativo de Fax e Digitalização que permite enviar faxes. O problema é que você precisaria do seu computador conectado à linha telefônica - sim, isso significa que você precisaria de um modem de fax dial-up. Você também precisaria de uma conexão telefônica fixa e teria que dizer às pessoas para não usar o telefone quando estiver enviando faxes, como nos velhos tempos da Internet discada. Claro, se você estivesse enviando um fax muito, você poderia pagar por uma linha telefônica de fax dedicada - isso pode até ser necessário se você estivesse recebendo muitos faxes.

Isso obviamente não é o ideal. Claro, se você precisar enviar alguns faxes, vá em frente e compre um fax ou modem e conecte-o ao seu telefone fixo. Mas você provavelmente não precisa enviar e receber faxes com frequência - você só precisa enviar um fax ocasional sempre que encontrar uma organização que está presa no passado.

Digitalize o Documento ou Use um Arquivo Digital Existente

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O processo básico é simples. Primeiro, você precisará digitalizar o documento que deseja enviar por fax, como se fosse enviar o documento por email. Se você não tiver um scanner por aí, tente digitalizá-lo com seu smartphone. Se o documento já é um arquivo no seu computador, parabéns - você não precisa digitalizar nada.

Com o documento agora em formato digital, você pode enviá-lo para um serviço que fará o trabalho chato de fax para você.

Enviar faxes on-line, grátis

Há tantos serviços de fax on-line por aí que é difícil tomar uma decisão informada sobre qual deles escolher. A primeira coisa a considerar é que tipo de usuário você é, com que freqüência você enviará fax e quais recursos são necessários.

Usuário avançado: Fax RingCentral

Se você estiver enviando faxes sensíveis o tempo todo, ou trabalhar para uma empresa e estiver tentando escolher um serviço, o Fax RingCentral, que é parcialmente de propriedade da Cisco e da AT & T, é provavelmente a melhor escolha para suas necessidades, especialmente porque eles têm muitos recursos de segurança e suporte para vários usuários com linhas de fax separadas.

Ele tem todos os recursos que você pode imaginar, incluindo integrações com o Outlook, Google Drive, Dropbox, Box, e você pode até obter um número gratuito. Ele também tem muitos recursos de segurança que seriam úteis para empresas ou pessoas que estão transmitindo informações seguras.

É claro que, se você quiser apenas enviar alguns faxes, pode se inscrever em um de seus planos baratos que iniciam. abaixo de US $ 7 por mês ... e depois é só cancelar depois de um mês ou dois.

Usuário ocasional

Se você precisar enviar um fax ocasional, recomendamos MyFax, que permite enviar até 10 páginas gratuitas sem ter que pagar . Isso não parece muito, mas são mais páginas por mês do que a maioria das pessoas precisa enviar por fax por ano. Se você precisar enviar mais páginas a cada mês, poderá atualizar para um plano regular.

Você precisará confirmar seu endereço de e-mail para enviar o fax gratuito.

Receber faxes

precisa receber faxes, você terá que se inscrever para um serviço pago. O serviço precisará estabelecer um número de telefone dedicado para sua linha de fax, e isso custa dinheiro. RingCentral, MyFax e muitos outros serviços farão isso se você pagar.

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Felizmente, você deve conseguir pelo menos uma avaliação gratuita - RingCentral oferece 30 dias de recebimento de fax gratuito, por exemplo.

Existem muitos serviços de fax para usar, e se você só precisa enviar o fax ocasional, você pode fazer isso de graça, mas se você quiser receber um fax, você acabará precisando se inscrever em uma conta de teste. Você sempre pode cancelar se quiser.

Crédito de imagem: Matt Jiggins no Flickr, David Voegtle no Flickr


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