Como filtrar dados no Excel
Recentemente, escrevi um artigo sobre como usar funções de resumo no Excel para resumir facilmente grandes quantidades de dados, mas esse artigo levou em consideração todos os dados da planilha. E se você quiser apenas ver um subconjunto de dados e resumir o subconjunto de dados?
No Excel, você pode criar filtros nas colunas que ocultarão as linhas que não correspondem ao seu filtro. Além disso, você também pode usar funções especiais no Excel para resumir os dados usando apenas os dados filtrados.
Neste artigo, apresentarei as etapas para criar filtros no Excel e também usar funções internas para resumir esses dados filtrados.
Criar filtros simples no Excel
No Excel, você pode criar filtros simples e filtros complexos. Vamos começar com filtros simples. Ao trabalhar com filtros, você deve sempre ter uma linha no topo usada para rótulos. Não é necessário ter essa linha, mas facilita o trabalho com filtros.
Acima, tenho alguns dados falsos e quero criar um filtro na coluna Cidade . No Excel, isso é realmente fácil de fazer. Vá em frente e clique na guia Dados na faixa de opções e, em seguida, clique no botão Filtrar . Você não precisa selecionar os dados na planilha ou clicar na primeira linha.
Quando você clica em Filtrar, cada coluna na primeira linha terá automaticamente um pequeno botão suspenso adicionado à direita.
Agora vá em frente e clique na seta suspensa na coluna Cidade. Você verá algumas opções diferentes, que explicarei abaixo.
No topo, você pode classificar rapidamente todas as linhas pelos valores da coluna Cidade. Observe que quando você classifica os dados, ele move a linha inteira, não apenas os valores da coluna Cidade. Isso garantirá que seus dados permaneçam intactos exatamente como antes.
Além disso, é uma boa idéia adicionar uma coluna no ID chamado na frente e numerá-la de uma para quantas linhas você tiver em sua planilha. Dessa forma, você sempre pode classificar pela coluna de ID e recuperar seus dados na mesma ordem em que eram originalmente, se isso for importante para você.
Como você pode ver, todos os dados na planilha agora são classificados com base nos valores da coluna Cidade. Até agora, nenhuma linha está oculta. Agora vamos dar uma olhada nas caixas de seleção na parte inferior da caixa de diálogo do filtro. No meu exemplo, tenho apenas três valores exclusivos na coluna Cidade e esses três aparecem na lista.
Eu fui em frente e desmarcou duas cidades e deixei uma marcada. Agora eu só tenho 8 linhas de dados mostrando e o resto está oculto. Você pode facilmente dizer que está analisando os dados filtrados, se verificar os números das linhas na extrema esquerda. Dependendo de quantas linhas estão ocultas, você verá algumas linhas horizontais extras e a cor dos números será azul.
Agora, digamos que eu queira filtrar uma segunda coluna para reduzir ainda mais o número de resultados. Na coluna C, eu tenho o número total de membros em cada família e quero ver apenas os resultados para famílias com mais de dois membros.
Vá em frente e clique na seta suspensa na coluna C e você verá as mesmas caixas de seleção para cada valor único na coluna. No entanto, nesse caso, queremos clicar em Filtros de Números e, em seguida, clicar em Maior que . Como você pode ver, há várias outras opções também.
Uma nova caixa de diálogo será exibida e você poderá digitar o valor do filtro. Você também pode adicionar mais de um critério com uma função AND ou OR. Você poderia dizer que você quer linhas onde o valor é maior que 2 e não igual a 5, por exemplo.
Agora estou com apenas 5 linhas de dados: famílias somente de Nova Orleans e com 3 ou mais membros. Bastante fácil? Observe que você pode limpar facilmente um filtro em uma coluna clicando no menu suspenso e, em seguida, clicando no link Limpar filtro de "Nome da coluna" .
Então é isso para filtros simples no Excel. Eles são muito fáceis de usar e os resultados são bem diretos. Agora vamos dar uma olhada nos filtros complexos usando a caixa de diálogo Filtros avançados .
Criar filtros avançados no Excel
Se você deseja criar filtros mais avançados, use a caixa de diálogo Filtro avançado . Por exemplo, digamos que eu quisesse ver todas as famílias que moram em Nova Orleans com mais de 2 membros em sua família OU todas as famílias em Clarksville com mais de 3 membros em sua família E somente aquelas com um endereço de e-mail final .EDU . Agora você não pode fazer isso com um filtro simples.
Para fazer isso, precisamos configurar a planilha do Excel de maneira um pouco diferente. Vá em frente e insira algumas linhas acima do conjunto de dados e copie os rótulos de título exatamente na primeira linha, como mostrado abaixo.
Agora, aqui está como os filtros avançados funcionam. Você precisa primeiro digitar seus critérios nas colunas na parte superior e clicar no botão Avançado em Classificar e Filtrar na guia Dados .
Então, o que exatamente podemos digitar nessas células? OK, então vamos começar com o nosso exemplo. Nós só queremos ver os dados de New Orleans ou Clarksville, então vamos digitá-los nas células E2 e E3.
Quando você digita valores em linhas diferentes, isso significa OR. Agora queremos famílias de New Orleans com mais de dois membros e famílias Clarksville com mais de 3 membros. Para fazer isso, digite > 2 em C2 e > 3 em C3.
Uma vez que> 2 e Nova Orleans estão na mesma linha, será um operador AND. O mesmo vale para a linha 3 acima. Finalmente, queremos apenas as famílias com o endereço de e-mail final .EDU. Para fazer isso, basta digitar * .edu em D2 e D3. O símbolo * significa qualquer número de caracteres.
Depois de fazer isso, clique em qualquer lugar no seu conjunto de dados e, em seguida, clique no botão Avançado . O campo List Rang e descobrirá automaticamente seu conjunto de dados desde que você clicou nele antes de clicar no botão Avançado. Agora clique no pequeno pequeno botão à direita do botão de intervalo de critérios .
Selecione tudo, de A1 a E3 e, em seguida, clique no mesmo botão novamente para voltar à caixa de diálogo Filtro avançado. Clique em OK e seus dados devem ser filtrados agora!
Como você pode ver, agora tenho apenas 3 resultados que correspondem a todos esses critérios. Observe que os rótulos para o intervalo de critérios precisam corresponder exatamente aos rótulos do conjunto de dados para que isso funcione.
Obviamente, você pode criar consultas muito mais complicadas usando esse método, por isso, aproveite para obter os resultados desejados. Por fim, vamos falar sobre a aplicação de funções de somação aos dados filtrados.
Resumindo os dados filtrados
Agora, digamos que eu queira resumir o número de membros da família nos meus dados filtrados, como eu poderia fazer isso? Bem, vamos limpar nosso filtro clicando no botão Limpar na faixa de opções. Não se preocupe, é muito fácil aplicar o filtro avançado novamente clicando no botão Avançado e clicando em OK novamente.
Na parte inferior do nosso conjunto de dados, vamos adicionar uma célula chamada Total e adicionar uma função de soma para somar o total de membros da família. No meu exemplo, acabei de digitar = SUM (C7: C31) .
Então, se eu olhar para todas as famílias, tenho 78 membros no total. Agora vamos em frente e reaplicar nosso filtro avançado e ver o que acontece.
Ops! Em vez de mostrar o número correto, 11, ainda vejo o total é de 78! Por que é que? Bem, a função SUM não ignora linhas ocultas, por isso ainda está fazendo o cálculo usando todas as linhas. Felizmente, existem algumas funções que você pode usar para ignorar linhas ocultas.
O primeiro é SUBTOTAL . Antes de usarmos qualquer uma dessas funções especiais, você precisará limpar o filtro e digitar a função.
Uma vez que o filtro está limpo, vá em frente e digite = SUBTOTAL ( e você verá uma caixa suspensa aparecer com um monte de opções. Usando esta função, você primeiro escolhe o tipo de função de soma que deseja usar usando um número.
Em nosso exemplo, eu quero usar SUM, então eu digitaria o número 9 ou apenas clicaria nele no menu suspenso. Em seguida, digite uma vírgula e selecione o intervalo de células.
Quando você pressiona enter, você deve ver que o valor de 78 é o mesmo que anteriormente. No entanto, se você aplicar o filtro novamente, veremos 11!
Excelente! Isso é exatamente o que queremos. Agora você pode ajustar seus filtros e o valor sempre refletirá apenas as linhas que estão sendo exibidas no momento.
A segunda função que funciona praticamente da mesma maneira que a função SUBTOTAL é AGGREGATE . A única diferença é que existe outro parâmetro na função AGGREGATE onde você deve especificar que deseja ignorar linhas ocultas.
O primeiro parâmetro é a função de soma que você deseja usar e, como com SUBTOTAL, 9 representa a função SUM. A segunda opção é onde você deve digitar 5 para ignorar linhas ocultas. O último parâmetro é o mesmo e é o intervalo de células.
Você também pode ler meu artigo sobre funções de resumo para aprender como usar a função AGREGADO e outras funções como MODO, MEDIANO, MÉDIA, etc. em mais detalhes.
Espero que este artigo ofereça um bom ponto de partida para criar e usar filtros no Excel. Se você tiver alguma dúvida, sinta-se à vontade para postar um comentário. Apreciar!
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