Como criar cartas de formulário no Word
Às vezes, você pode criar uma carta que enviará para várias pessoas diferentes, mas gostaria que algumas partes dela fossem individualizadas para cada destinatário: partes como saudação, nome, endereço, etc. linguagem, isso significa que você deve criar uma carta de formulário, o que é realmente fácil de fazer.
Antes de começar com cartas-modelo, você deve ter certeza de ter um banco de dados já configurado com todos os campos que você gostaria de incluir. Um banco de dados pode ser tão simples quanto uma planilha do Excel com colunas para nome, sobrenome, endereço, etc. O Word pode importar dados do Excel, do Access e de documentos de texto. Se você ainda não tiver uma configuração de banco de dados, poderá sempre criá-la no Word, o que mostrarei como fazer.
Para começar, crie um documento que tenha o texto padrão como a carta de Natal de exemplo abaixo:
Observe como ele não tem saudação, endereço, etc. porque todos serão adicionados posteriormente como campos em nossa carta-modelo. A primeira coisa que você precisa fazer é clicar em Selecionar Destinatários na guia Correspondências :
É aqui que você adiciona as pessoas que receberão a carta ou importam uma lista de um arquivo de banco de dados.
Você pode clicar em Digitar Nova Lista se quiser criar a lista dentro do próprio Word. Para importar, clique em Usar lista existente . Neste exemplo, apenas digitamos a lista.
Nota: Quando você for salvar sua lista de destinatários, o Word solicitará um local em seu disco rígido para salvar o arquivo de dados que será criado.
Depois de salvar sua lista de destinatários, você notará que muitos dos ícones que estão na faixa de opções Correspondências são clicáveis agora. Para começar a adicionar campos à sua carta-modelo, clique em um ponto no documento para indicar onde você deseja colocar o campo e, em seguida, clique em Bloco de Endereços.
Isso abrirá a caixa de diálogo Insert Address Block .
Clique em OK para ir com o formato padrão e você deve pegar algo parecido com isto:
Em seguida, adicione um Enter após o bloco de endereço para mover o texto para baixo de uma linha e, em seguida, clique no ícone Linha de saudação :
Isso abrirá a caixa de diálogo Inserir linha de saudação .
Mais uma vez, vamos com o formato padrão e basta clicar no botão OK .
Em seguida, destaque onde diz
, clique com o botão direito do mouse, escolha Parágrafo e marque a caixa ao lado de Não adicionar espaço entre parágrafos do mesmo estilo . Isso fará com que o bloco de endereço fique conectado corretamente em vez de ter uma linha em branco entre cada parte dele.
Em seguida, clique no ícone Visualizar resultados, localizado na guia Correspondências na faixa de opções.
Em vez do indicador de campo de bloco de endereço, você deverá ver o conteúdo real listado no documento do Word.
Quando terminar de visualizar, clique no ícone Visualizar Resultados para desativar a visualização. Em seguida, para ver como adicionar outros campos, clique logo após o
em seu documento para tornar sua posição atual, clique no ícone Inserir campo de mesclagem .
Você deve ter algo assim:
Escolha País ou Região e, em seguida, clique no botão Inserir .
Tente clicar no ícone Visualizar Resultados novamente para ver como fica. Aqui está o meu exemplo abaixo:
Agora que a carta de formulário está configurada corretamente, você pode fazer coisas mais avançadas, como configurar regras. As regras permitirão que você mostre algum texto para certos destinatários e o oculte para outros. Para começar, clique no botão Regras .
Você verá um menu drop-down com várias opções como Ask, Fill-in, etc.
Para nosso exemplo, vamos escolher If… Then… Else, o que nos levará ao seguinte diálogo:
Altere o nome do campo : para Country_or_ Region e digite USA no campo Compare to:. Em seguida, adicione algum texto às caixas onde diz Inserir este texto e Caso contrário, insira este texto. Neste exemplo, se o destinatário mora nos EUA, eles receberão o texto Merry Christmas inserido em sua carta, enquanto todos receberão a mensagem Seasons Greetings .
Veja como ficará quando você clicar no botão OK e no botão Visualizar resultados .
Em seguida, observe a seção Resultados da visualização :
Aqui você pode clicar nos botões de seta (quando os Resultados da Visualização estão ativados) à esquerda e à direita do número para percorrer todas as letras que serão enviadas. Desta forma, você pode ter certeza de que todas as suas letras serão exibidas antes de imprimir ou enviar por e-mail.
is for matching field names in a database with header names in your recipients list. Nota: A opção de menu de campos de correspondência em Regras é para nomes de campos correspondentes em um banco de dados com nomes de cabeçalho em sua lista de destinatários.
Além disso, para facilitar a visualização dos campos inseridos no documento, use o botão Realçar campos de mesclagem .
É uma alternância que você pode ligar e desligar a seu critério. Finalmente, quando estiver satisfeito com sua carta, clique no ícone Finish & Merge :
Você deve obter este menu suspenso com três opções.
Escolha Editar documentos individuais para que o Word mescle todas as suas letras em um único documento grande que você possa consultar antes de imprimir ou enviar como um e-mail.
Como você pode ver, a criação de cartas-modelo com o Word não é mais a tarefa anterior e você pode criar e enviar documentos de maneira rápida e fácil. Se você tiver alguma dúvida, fique à vontade para comentar. Apreciar!
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