Poucas comodidades no fluxo de trabalho digital moderno estão tão amplamente disponíveis, mas tão amplamente ignoradas (ou abusadas ) como a função de e-mail BCC. Se você é culpado de abusar ou negligenciar seu poder (e há uma boa chance de você estar), é hora de se arrepender e, no processo, reduzir o spam e proteger a privacidade de seus amigos e familiares.

O que é BCC e de onde ele veio?

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Há três slots de endereço em cada cliente de e-mail: TO, CC e BCC, que ficam para “[entrega] para”, “cópia carbono” e “cópia oculta”, respectivamente. Essas denotações são um resquício do mundo que precedeu o correio eletrônico: cartas e memorandos físicos.

Em memorandos de negócios de meados do século, por exemplo, haveria um espaço para o destinatário principal, um espaço CC para indivíduos que precisassem estar na comunicação, mas que não eram os destinatários primários, e um terceiro, BCC, para indivíduos que precisavam participar da comunicação também, mas, por qualquer motivo, sua identidade seria retida dos memorandos distribuídos aos destinatários. os slots de endereços TO e CC

Após o advento do correio eletrônico, as mesmas convenções usadas no correio em papel e nos memorandos foram copiadas, tanto fora da familiaridade quanto porque permaneceram úteis mesmo que a mensagem não fosse mais copiada e entregue fisicamente.

Se essas convenções existiram por décadas antes do advento do e-mail e continuaram a existir no meio século, mais ou menos, onde então surge o problema? Há duas formas de uso indevido de CBCs: a cópia de carbono cego passivo-agressivo (a forma de forma mal-intencionada de problema) e a negligência em usar cópia oculta de carbono para proteger a privacidade (problema que surge da ignorância). Vamos dar uma olhada em como e por que evitar cada uma delas.

Diga Não à Cópia de Carbono Cega Passivo-Agressiva

O pior uso da cópia oculta é agredir passivamente um colega de trabalho. Este tipo de abuso BCC surge quando os funcionários recorrem ao uso da função BCC como forma de indiretamente enganar seus colegas de trabalho, sugando seu chefe, ou de outra forma se envolver em distrações no local de trabalho disfuncional.

Imagem cortesia da EC Comics.

Um funcionário, por exemplo, pode colocar seu chefe como destinatário da BCC em um e-mail que está enviando para outro funcionário, para que seu chefe perceba que está se comunicando com outro funcionário ou que o outro funcionário não esteja cumprindo algum tipo de obrigação. ou prazo. Esse tipo de comunicação secreta-esquilo é geralmente desaprovada no local de trabalho e não estamos prestes a endossar qualquer tipo de comportamento que crie um ambiente de trabalho agressivo e mesquinho.

Nosso único conselho sobre o assunto é: pare com isso.

A menos que o seu departamento de RH ou seu chefe explicitamente chegue até você e o instrua sobre suas comunicações, você deve evitar a prática

Se as pessoas fora da comunicação principal precisarem ser mantidas no circuito , ainda mais altos, a melhor prática é incluí-los como destinatários CC e notificar os destinatários TO quanto a quem foi incluído e por que motivo.

Isso não só cria um diálogo mais maduro no local de trabalho, como também ajuda você evita um evento particularmente embaraçoso: se o seu chefe ou outro destinatário do BCC usar a função responder a todos, eles efetivamente se desmascaram e revelam que estiveram a par do conteúdo do e-mail anterior. Tente explicar isso para o colega que você estava conspirando no bebedouro.

Felizmente, o número de pessoas usando maliciosamente a função de BCC é pequeno, o que nos leva àqueles que compõem a maior parte do abuso: o inconsciente.

Amigos Não Carbono Copiar Amigos

Se a maioria das pessoas não está usando maliciosamente a função BCC como parte de uma campanha de guerra psicológica contra seus colegas de trabalho, então onde isso nos deixa? Deixa-nos com os milhões de pessoas que inadvertidamente negligenciam até mesmo usar a função de BCC em primeiro lugar.

Imagem cortesia da Biblioteca Pública de Denver, Coleção de História do Ocidente.

Por que a função BCC é tão importante? Ele permite que você envie um e-mail para alguém sem que essa pessoa veja todos os outros que receberem o e-mail, protegendo efetivamente suas informações privadas. Aqui está um exemplo de encaminhamento de email, selecionado de nossos próprios arquivos de email:

Todo desfoque azul na imagem filtrada por privacidade acima é um endereço de email. Não só havia mais de 40 endereços de e-mail na lista de destinatários encaminhados em que estávamos incluídos, mas também há dois conjuntos de blocos de encaminhamentos no email encaminhado (visto acima) que incluem 13 e 8 endereços de e-mail, respectivamente. Isso significa que existem mais de 60 endereços de email no corpo do email.

Agora, você pode estar se perguntando “E daí? O que isso importa? ”É importante por várias razões. Em primeiro lugar, há a questão simples de privacidade e tratar a privacidade das pessoas em sua lista de contatos (sejam amigos, familiares ou colegas de trabalho) respeitosamente. Não é preciso dizer que as pessoas que enviam e-mails em massa com dezenas de amigos e associados não reservam tempo para contatar pessoalmente cada uma dessas dúzias de destinatários e perguntar se gostariam que suas informações de contato fossem compartilhadas com todos os outros. lista de destinatários. É completamente desrespeitoso compartilhar informações de contato sem a permissão do indivíduo em questão.

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Torna-se ainda mais desrespeitoso e problemático quanto mais multidão de pessoas que você é e-mail é. Se você estiver enviando dez pessoas por e-mail em uma pequena organização cívica que já se conhece, a questão pode ser discutível. Se você é um professor e está enviando dezenas (se não centenas) de material suplementar para os alunos, de repente você está compartilhando as informações pessoais de contato de muitas pessoas com muitas outras pessoas com as quais eles talvez não desejem compartilhar

Pior ainda, se alguém acidentalmente pressionar “Responder a todos” para qualquer um dos e-mails enviados com os espaços TO e CC totalmente carregados, cada pessoa na lista de destinatários original receberá a resposta. melhor, isso é relativamente inofensivo, mas certamente desperdiça o tempo de todos os outros, pois eles abrem o e-mail para ver o que há de novo na discussão. Na pior das hipóteses, como já aconteceu muitas vezes em corporações em todo o mundo, o e-mail pode ganhar vida própria, já que centenas de funcionários respondem, discutem e interagem com o e-mail. Tais respostas em cadeia - todas as respostas em cadeia podem abranger milhares de e-mails e podem até gerar guerras flamejantes (houve uma dessas guerras em Tandem Computers no final do século 20 que durou anos ). e de interesse mais prático para aqueles de vocês que poderiam se importar menos com boa etiqueta de e-mail e proteger a privacidade de seus amigos, esses tipos de e-mails em massa criam inadvertidamente pequenas listas de endereços de e-mail para software malicioso e spammers. Se o seu endereço de e-mail acabar em um enorme e-mail encaminhado ao redor do mundo proverbial, você pode ter certeza de que, em algum ponto da linha, você acabará em uma lista de spam. Pior ainda, se um dos usuários que acaba com seu e-mail encaminhado nas entranhas de sua caixa de entrada for atingido por um malware que replica via listas de contatos e endereços de e-mail encontrados na caixa de entrada, você provavelmente acabará com um e-mail malicioso

Usando o BCC Wisely

Se você está no último grupo, aqueles que ignoram a função do BCC, provavelmente você está se perguntando o que você pode fazer para evitar a falta de privacidade e segurança. descrito acima. Não se preocupe, uma vez que você está ciente de como é terrível ignorar a função do BCC, fica evidente o que você precisa fazer para se livrar de seus comportamentos anteriores de e-mail.

Primeiro, e acima de tudo, você comece perguntando a si mesmo “Eu realmente preciso enviar este e-mail para todos na minha lista de contatos? Trinta deles? Alguma delas? ”A resposta a essas perguntas para a maioria dos e-mails é: Não. Não, você não precisa enviar um e-mail pessoal ou encaminhar para todos na sua lista de contatos.

Segundo, quando você

faz , encontra-se com um motivo legítimo para enviar um email a várias pessoas ao mesmo tempo. Como, por exemplo, você está migrando para um novo provedor de e-mail ou quer enviar seu novo endereço de correspondência para cem de seus amigos e parentes, a única coisa apropriada a fazer é colocar seus endereços no espaço do BCC. Isso garante que todos os males do e-mail TO / CC em massa sejam eliminados: os endereços de e-mail de todos os destinatários são mantidos em sigilo, não há chance de um spam ou malware no computador de um destinatário coletar o e-mail de outro destinatário e Se algum deles precisar responder a você para fazer uma pergunta ou coisa parecida, eles não vão disparar sua pergunta ou comentário para todas as outras pessoas. BCC aumenta a privacidade, aumenta a segurança e reduz a caixa de entrada para seus amigos e os associados têm que percorrer. Não há absolutamente nenhuma razão para evitar usá-lo quando isso é tão simples quanto colocar os endereços em um slot de endereço diferente.

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